Contrairement aux particuliers, les entreprises ne peuvent faire un déménagement de façon inopinée. Un changement d’adresse doit être planifié avec soin pour rassurer les partenaires et assurer la continuité des services. Voici justement un guide qui présente chaque étape d’un déménagement d’entreprise.
Étape 1 : la finalisation du nouveau bail
La première étape d’un transfert d’entreprise est la finalisation du nouveau contrat de bail. Ce dernier détermine les délais du déménagement et la date d’intégration du nouveau local.
Une fois le contrat signé, l’entreprise doit envoyer un préavis à son propriétaire pour indiquer sa volonté de départ. Attention, il faut s’assurer que la date de prise d’effet du nouveau bail couvre celle de la fin de l’ancien.
Le préavis de départ consacre l’effectivité du déménagement. Dès lors, il est possible d’informer les clients, les partenaires et les collaborateurs du changement d’adresse à venir. De plus, l’entreprise doit réserver les services d’un Déménageur paris qui s’occupera du transport du matériel.
Étape 2 : l’inventaire du matériel d’entreprise
La finalisation du bail marque le début des préparatifs du déménagement. Pour un changement d’adresse réussi, il faut réaliser un inventaire complet et rigoureux du matériel de l’entreprise. En plus d’offrir une estimation du volume de déménagement, cet inventaire permet de trier les objets qui doivent être conservés, jetés ou recyclés.
Étape 3 : la préparation du matériel pour le transport
Après l’inventaire, il faut passer à la préparation du matériel pour le transport. Pour ce faire, il est vivement conseillé de démonter les meubles encombrants afin de gagner du volume. Les vis et les fixations doivent être conservées dans un sachet en fonction des services ou des espaces de travail.
À cause de leur fragilité, les équipements informatiques doivent être soigneusement rangés. Les écrans, les tablettes, les serveurs et les périphériques peuvent être emballés dans du papier bulle pour prévenir les casses.
Par ailleurs, il est indispensable d’étiqueter tous les cartons et les emballages en fonction des services. Ce procédé réduit les incertitudes et optimise l’aménagement dans les nouveaux locaux.
Étape 4 : l’exécution du déménagement
Lorsque le matériel est emballé et que les cartons sont étiquetés, le déménagement peut commencer. Pour cela, il faut confirmer le rendez-vous avec les déménageurs et gérer le planning des équipes.
Au cours du chargement des meubles, du matériel et des cartons, il est généralement conseillé d’installer en priorité les objets lourds et fragiles. C’est le meilleur moyen de leur trouver une position stable et à l’abri du danger. En outre, il est absolument nécessaire de vérifier que tous les équipements et documents sensibles de l’entreprise restent sous surveillance.